Pour rappel, le télésecrétariat médical est un service de secrétariat à distance qui peut répondre aux besoins quotidiens des praticiens ou tout autre professionnel de la santé. Il s’agit effectivement d’une solution efficace pour aider au bon fonctionnement d’un cabinet ou d’une unité de soin. Mais face à une multitude d’offres sur le marché, il peut être difficile de choisir son partenaire idéal.
Définir les besoins de son cabinet médical
Avant de faire appel à une entreprise de télésecrétariat, vous devez commencer par définir les besoins de votre cabinet. Cela vous aidera à déterminer quels services et prestataires seront les plus adaptés. Pour ce faire, vous devrez analyser vos besoins en prenant en compte les points suivants :
- les tâches ou activités que vous voulez confier au prestataire en télésecrétariat médical comme la gestion de l’agenda, la réception des appels et des messages, le rappel des patients, etc. ;
- les outils de gestion que vous avez l’habitude d’utiliser ;
- la moyenne mensuelle de vos appels reçus pour faciliter le choix de tarification à l’appel ou au forfait ;
- les créneaux horaires que vous recherchez, car il existe des prestataires qui ne proposent pas des services durant le week-end ou les jours fériés ;
- le budget que vous envisagez.
Après avoir correctement listé vos besoins, vous pourrez commencer vos recherches pour trouver le prestataire en télésecrétariat médical qui conviendra le plus à votre cabinet.
Demander des conseils auprès d’autres professionnels de santé
Pour mettre la main sur le bon prestataire de service en télésecrétariat médical, vous pouvez demander l’avis de confrères qui ont déjà une certaine expérience dans le domaine. S’ils ont déjà bénéficié des services d’un professionnel qu’ils ont déjà recommandé ou désapprouvé, vous aurez la possibilité de vous fier à leur expérience pour gagner du temps dans vos recherches. Afin de mener votre petite enquête, plusieurs moyens s’offrent à vous :
- en contactant directement vos connaissances ;
- en lisant les avis disponibles sur internet ;
- en postant des messages sur les réseaux sociaux ou sur les sites spécialisés dans votre branche médicale.
Pour que ce retour d’expérience soit pertinent, vous devez connaître le contexte précis de la collaboration. Pensez donc à échanger plus en profondeur avec vos confrères dans le but d’en apprendre davantage sur la nature et la qualité des échanges avec leur prestataire en télésecrétariat médical. Bien entendu, vous devez vous assurer que les services proposés soient adaptés à ce que vous recherchez. C’est pourquoi il faudra demander à vos confrères dans quel contexte ils ont évolué au moment de leur choix.
Bien analyser l’offre proposée par le prestataire
Pour identifier le prestataire le plus adapté à votre cabinet, il est nécessaire de prendre en compte les critères suivants :
- les services proposés comme le traitement des tâches administratives diverses, la gestion de votre agenda, la planification de vos rendez-vous, la rédaction de courriels, la transmission des messages en fonction de vos consignes, etc. ;
- la disponibilité du télésecrétariat par rapport aux plages horaires et de la réception le week-end ou les jours fériés ;
- les délais moyens de prise en charge des appels entrants ;
- les outils collaboratifs utilisés par le prestataire en télésecrétariat médical (ex. : l’agenda en ligne) ;
- la réactivité et l’adaptabilité du prestataire face aux patients et à vos instructions ;
- le niveau de spécialisation des télésecrétaires dans votre domaine de la santé ;
- la politique de tarification qui donne généralement le choix entre un forfait mensuel ou à l’appel.
Sachez qu’il existe plusieurs types de structures pour le télésecrétariat médical. De ce fait, vous aurez la possibilité de déléguer certaines de vos activités auprès d’un(e) secrétaire médical indépendant(e), d’une plateforme téléphonique ou d’une entreprise locale à taille humaine. Chaque option possède ses avantages et inconvénients, veillez donc à comparer chacune d’elles. Le but est de choisir la structure en parfaite adéquation avec les besoins de votre cabinet médical.
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